01 / 2025 FORTBILDUNG: THEMENHEFTTEIL KINDERÄRZTE. SCHWEIZ 25 Gute Prozesse, also eine klar festgelegte und sinnhafte Abfolge von Arbeitsschritten, ermöglichen es, Erfolge wiederholbar zu machen, effizient und fehlerfrei: Beispiel Impfung: ■ Direkt neben dem Kühlschrank vorbereiten ■ Nadel und buntes Pflaster bereitlegen ■ Dokumentation sofort erledigen Bei Prozessoptimierungen ist das Verständnis, mit welchen Tätigkeiten wir den Grossteil (>80%) unseres Alltags verbringen, zentral. Eine Ablaufverbesserung dieser Tätigkeiten wird der Praxis am meisten Nutzen bringen. Bei Prozessverbesserungen werden zwei Hauptursachen für Ineffizienzen angepackt: 1. Prozessbrüche in Form von Handänderungen zwischen Mitarbeitenden und 2. Informationsbrüche, wenn Daten oder Informationen unnötig zwischen Unterlagen oder Systemen hin- und herwandern. Wie viele Post-it-Zettel kleben in unseren Praxen, die später in den Computer übertragen werden müssen? Und übrigens gilt auch der Kopf, der sich Dinge merken muss, um sie später weiterzuverarbeiten, als Datenbruch. Swimlane-Diagramme (Bahn-Diagramme) sind ein typisches Werkzeug, um zu veranschaulichen, wer an welchen Prozessschritten beteiligt ist und wie Informationen im Verlauf der Arbeit fliessen. Übergaben zwischen den verschiedenen Bahnen können Prozess- und Informationsbrüche und damit Verschwendung, Redundanzen und lneffizienzen in einem Prozess aufzeigen. Beispiel Swimlane (ohne übergeordnetem Prozessablauf) unserer Multitasking-MPAs: In unserer Branche fällt auf, dass wir fast «nur» medizinisch ausgebildetes Personal beschäftigen mit vielen Arbeiten, welche wir nie gelernt haben. Für den erfolgreichen Betrieb einer Kinderarztpraxis sind erstaunlich viele betriebswirtschaftliche, strategische und administrative Kenntnisse notwendig. Es stellt sich die Frage, wie und durch wen diese Aufgaben möglichst effektiv umgesetzt werden, z. B. durch andere Berufsgruppen oder (externe) Spezialisten? Do not compromise with people: Mitarbeitende, die nicht ins Team passen oder ihre Aufgaben nicht mit der notwendigen Qualität erbringen können, dürfen nicht mitgetragen werden. Dauerhaft schadet das dem Unternehmen und dem Team-Klima. Die notwendigen Kompetenzen einer Stelle müssen immer im Vordergrund stehen. Der typische Fehler, Stellen um eine bestehende Person zu bauen, sollte auf jeden Fall vermieden werden. First Time Right mit Prozessen Right Person, Right Place, Right Time MPA1 MPA2 MPA3 Medikamente einordnen Telefon annehmen Impfungen verabreichen Email weiterbearbeiten Patient:innen begrüssen Medikamente einordnen Patient:innen aufnehmen Impfung aufziehen Telefonanruf klären Abrechnen Notfall betreuen Telefonieren Email lesen Telefonat Patient:innen begrüssen Verband anlegen Weiter abrechnen Röntgen nung und damit Ertragsverlust führen. Werden in der Vorbereitung der Konsultation Fehler gemacht, erzeugt dies Verzögerungen bei der Konsultation und damit sinkt die Verrechenbarkeit. Eine wesentliche Erkenntnis der Wertschöpfungsanalyse ist das Verständnis, dass jede:r Beteiligte für den Gesamterfolg mitverantwortlich ist. Fehler auf einer Stufe können potenziell Auswirkungen auf alle Folgestufen haben und damit den Gesamterfolg schmälern.
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